De truc is om de overlap te vinden tussen wat jij wilt vertellen en wat zij willen horen. Vertel je alleen wat jij graag kwijt wilt, dan loop je kans dat het publiek mentaal afhaakt en in slaap sukkelt. Vertel je alleen wat zij graag willen weten, dan kom je mogelijk niet toe aan je eigen doel. Zoeken waar de overlap zit, vergroot de kans op een win-win scenario. 

Vragen vooraf 

Wat het publiek wil weten is een beetje gokken. Dat is niet erg. Met een paar simpele vragen kom je vaak al een heel eind. Zoals deze, die je jezelf kunt stellen nog voordat je begint met het maken van je presentatie: 

• Wie komen er? 

• Waar houden zij zich mee bezig? 

• Wat is belangrijk voor hen? 

• Waarom komen ze naar dit evenement/deze vergadering?  

• Met welke informatie kan ik ze helpen? 

Een voorbeeld. Ik coachte een postdoc die onderzoek deed naar het drinken van alcohol na een operatie. Veel artsen raden dat standaard, maar deze postdoc had echter gevonden dat gematigde consumptie zo slecht nog niet is. Een beetje genieten van het leven helpt een ziek mens sneller op de been. Ze kreeg de kans om haar onderzoek te presenteren op een conferentie voor artsen. Het lijstje vragen hierboven geeft dan de volgende informatie: het publiek bestaat uit artsen. Allemaal houden ze zich bezig met het beter maken van patiënten. Ze staan daarbij vaak onder hoge tijdsdruk, dus hoe sneller ze een patiënt kunnen helpen, hoe beter. Ze komen naar de conferentie om nieuwe inzichten op te doen voor hun dagelijkse werk. Ze zijn dus geholpen met praktische tips waarmee zij weer hun patiënten kunnen helpen, maar wel op een manier die weinig (extra) tijd kost.  

Concrete tips 

De postdoc had in de eerste versie van haar verhaal geen rekening gehouden met twee belangrijke aspecten: het moet praktisch toepasbaar zijn en het moet snel. Haar eerste versie ging vooral over hoe ze het onderzoek had uitgevoerd; het aantal patiënten, de gebruikte vragenlijst, welke aspecten van welzijn ze had bekeken, etc. Dat zijn geen onbelangrijke zaken, maar daarmee weten artsen nog steeds niet wat ze concreet kunnen doen. Kunnen ze zomaar iedere patiënt toestaan om alcohol te drinken? Hoe kunnen ze vooraf toetsen of het veilig is voor een individuele patiënt?  Kost dat toetsen niet te veel tijd?  

‘Met deze antwoorden gaat het maken van je presentatie veel sneller’ 

Ze besloot het deel over het proces van haar onderzoek in te korten om ruimte te maken voor deze concrete vragen. Zo kon ze ingaan op de toets die zij aanraadt, de interpretatie van de resultaten en tot slot hoeveel tijd dat kost (maar ook oplevert op de lange termijn). Daarmee maakte ze de presentatie niet alleen nuttiger voor haar publiek (en de patiënten!), maar ook voor zichzelf. Ze creëerde een win-win situatie.  

Het doorlopen van deze voorbereidende vragen kostte ons overigens maar vijf minuten. Stel jezelf ook de vraag: wat wil ik bereiken? Als je al deze antwoorden hebt, gaat het maken van je presentatie veel sneller, omdat je beter weet welke informatie relevant is en welke niet.  Kortom: sta vooraf even stil bij de wensen van je publiek. Daarmee zorg je voor een presentatie met maximaal effect. Voor hen en voor jezelf.